计算机基础

数据处理

为了使用户能够方便地从工作表中获取相关数据，更好地显示工作表中的明细数据，发现数据反映的变化规律，可以运用多种方法对数据进行管理，如排序、数据筛选和分类汇总等操作，从而为用户使用数据提供重要的决策依据。

对数据进行排序有助于快速直观了显示、理解数据、查找所需数据等，在Excel中可以对文本、数字、时间等对象进行排序操作。Excel有默认的排序顺序，用户也可以自定义排序顺序。

筛选数据可以从庞杂的数据中挑选并删除无用的数据，即从数据清单的众多数据中选择某种符合条件的数据。Excel具有较强的数据筛选功能，用户可以使用自动筛选，也可以通过高级筛选处理更复杂的数据。

分类汇总是数据处理的另一种重要工具，它可以在数据清单中轻松快速地汇总数据，灵活应用Excel分类汇总功能，可以大大提高工作效率。

一、数据排序

1．快速排序

对数据排序时，我们可以利用常用工具栏上的两个排序按钮 和 。其中A到Z代表按升序排序，Z到A代表按降序排序，排序按钮常用于对单列进行的排序。

当选择对象不同时执行的操作也不同，当选中一个单元格时，具体操作如下：

（1）选中要进行排序的列中的任意一个单元格，如“成绩统计表”中总分列中的“H3”。

（2）单击常用工具栏上的降序按钮 ，即可对整个表单数据按“总分”进行降序排序。

若弹出一个【排序警告】对话框，选择“扩展选定区域”，单击“排序”按钮。

&说明：在该对话框中若选择“扩展选定区域”，则整个表中的其它数据在排序时会随着排序而进行变化；若选择“以当前选定区域排序”，则整个表的中的其它数据在排序时固定不变。

&说明：对汉字排序时，首先按汉字拼音的首字母进行排序。如果第一个汉字相同时，按相同汉字的第二个汉字拼音的首字母排序。

2．使用菜单进行排序

使用菜单进行排序时不但可以对单列进行排序，还可以同时对多列进行排序。

                                        图9-7排序 

3．默认排序次序

在对数据进行排序时，在默认状态下，当按升序排序时，Excel使用如下排序次序；在按降序排序时，则使用相反的次序。如下表9-1所示。

表9-1 默认排序次序