计算机基础

邮件合并的步骤

1、制作主文档

即制作聘书中的公共部分，制作统一的文档模板。

要求内容详实、设置合理，将聘书的公共部分书写好、设置好；要求版面清晰、美观大方、风格统一。需要掌握的知识包括页面设置，格式设置，插入图片等基本排版技术。

2、准备数据源

即准备聘书中有区别的部分。文字数据可以保存在word、excel表中，但要求必须是数据库格式。即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行或合并过的单元格等。

需要掌握的知识包括插入表格和对表格进行数据录入。

3、邮件合并

即使用“邮件合并”工具栏，完成主文档与数据的对接。简单地说，就是将内容相同的部分与有区别的部分有序组合起来。需要掌握“邮件合并”工具栏的使用方法及Word打印技巧等。

下面以打印“打印学生会任职聘书”为例说明：

1．调出“邮件合并”工具栏

打开主文档“聘书模板”，单击“视图”→“工具栏”→“邮件合并”命令，调出“邮件合并”工具栏。此时，工具栏的大多数按钮显示为灰色禁用状态。

2．打开数据源

即搭建主文档与数据源的联络通道。单击“邮件合并”工具栏第一行第二个按钮“打开数据源”，弹出“选取数据源”对话框，在其中选取上一步准备好的文档“学生会任职表”，单击“打开”按钮。此时，“邮件合并”工具栏上的按钮大部分变成彩色的可用状态。

3．在聘书模板中插入数据域

将光标定位在主文档合适位置，单击“邮件合并”工具栏第一行第六个按钮“插入word域”，弹出“插入合并域”对话框，在其中选取“姓名”域，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮。重复本步骤，插入“职务”域。

4．合并到新文档

即实现聘书模板与具体数据的合并。单击“邮件合并”工具栏第三行第二个按钮“合并到新文档”，弹出“合并到新文档”对话框，在其中选取需要合并的记录范围，如选择“全部”，将会生成27张聘书，完成既定的任务。

最后，通过合并到新文档生成的临时文件，我们最好能浏览一下，审查无误后，单击“文件”→“另存为”命令，将做好的聘书保存起来，然后交付打印。