职场邮件的十大忌讳，你犯了吗？

每天收到许多邮件，虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数相比，写得很符合职业规范的却寥寥无几，甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

    基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参考。

    一忌不称呼

    不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。

    正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。

    二忌乱称呼

    比较忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。


    三忌回复所有人

    通常只需要答复发件人，很少有需要全部回复的情况，尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

    尤其需要注意的是，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。

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    四忌把老板列为收件人之一

    常见人们写信，几个收信人中，自己的老板是其中一位，这通常会被老板认为不太尊重他。

    如果是写给老板的信，则需要单独写给他，无须抄送其他人。当然，更不能写给老板的同时，抄送其他人。

    如果需要老板了解某个相关的事项，则致他人的同时，抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，则可以写给大家抄送老板；若需要同时征求老板的意见，则需单独写给老板，或在抄送的同时，在正文中单独写一段“请老板指教”的话。

    五忌人名不排序

    收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。

    最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

    有内外之别时，以客为先。

    六忌不分段

    有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

    推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。

      七忌重点不突出

    现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调，包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色，只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。

    邮件的标题至关重要，要行动性很强，只用核心词，去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内，然后再写具体内容，例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。

    八忌不感谢

    有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢只能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

    九忌多重结束语

    常见不少人在信的结尾同时写上几种问候，诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等（还有用英文写best regards,all the best,have a nice day）。其实，一句最恰当的结语即可。

    有时候，很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档，里面已有问候，那么在发送之前务必仔细检查，否则会给人留下粗心的印象。

    避免上述情况的方法，可以在签名档中去掉问候语，只留签名和联络方式，因为大多时候的问候是因人而异的。

    十忌不署名

    不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者“不用那么客气”，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。

    发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件（更不用说现在有那么多酷极了的网名），耽误了事情