关于用电子签名技术及其法律解决电子档案法律效力问题的思考

     电子档案法律效力问题亟待解决 电子档案管理为档案界普遍关注。电子档案管理面临诸多难题，归结起来是要解决两大基本问题：一是可靠性问题，通过适当的技术手段，使档案数据在长久的保存中不致丢失，并且排除失真，确保真实、可靠、可信；二是法律效力问题，这是电子档案管理的关键性问题，电子档案数据若不能获得法律认可，不具有法律效力，就失去了电子“档案”的意义和永久保存的必要。两者相比，解决法律认可问题更重要。 档案是各种社会活动中直接形成的历史记录，不仅蕴涵着丰富的知识、经验，成为人们从事各项工作不可或缺的重要依据和条件，更由于形成的原始性特点，能够回溯历史、见证事实，因而成为一种可靠的证据。发挥原始证据和法律凭证作用是档案的最典型和独特的功能。档案的意义和档案管理的基本职能很大程度上就表现在显现并维护这种功能上。因为除了这种功能，我们几乎很难找到档案与非档案比如图书、资料等的区别。由此，我们可以说，法律凭证作用是档案的生命所在。 传统的纸质档案，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，司法部门还有一套成熟的物证鉴定技术，因此，其证据作用和法律效力已无异议。但是，电子文件、电子档案却面临着作用和法律认可方面的障碍，这一问题长期以来悬而未决，困扰着档案部门，影响着档案信息化建设的进程。 在我国，档案管理计算机技术的应用起步很早，在1980年代初，上海便有诸多企业开发应用了档案计算机管理系统，进入90年代，电子文件开始迅速和大规模出现在社会生活的各个领域，档案信息化建设的重要性进一步凸显。但是，由于电子文件、电子档案的证据作用和法律效力的不确定性，使各级各类档案机构在档案信息化工作中面临尴尬境地：对纸质档案进行数字扫描等信息化处理后，其原件仍须全部保存；甚至“无纸化办公”形成电子文件后，也要以纸质形式备份，于是出现了普遍的档案“双套制”管理情形。虽然由于部分档案具有重要的人文价值等因素，“双套制”永远不可能彻底取消，但若能解决电子数据的法律效力和长远保存问题，大量纸质档案就无须继续保存；况且，档案信息化的重要优势之一，就在于通过电子手段实现档案信息的集约化管理，减少传统档案管理的大量人力和库房设施等成本投入。但现状是，档案信息化并没有给我们带来这方面的优越性，普遍的“双套制”反而增加了档案管理的成本支出，严重削弱了现代化技术在档案领域中本应该具有的效益。由此，很多档案机构开展档案信息化工作的积极性就大受影响。最近，笔者对上海地区178家机关和企事业单位的档案信息化工作状况进行了调查，85%的单位都认为电子文件、电子档案的原始凭证和法律效力问题未解决直接影响了开展档案信息化工作的效果和积极性。解决电子档案法律认可问题已十分紧迫

二、电子档案法律认可的主要障碍 电子文件、电子档案为何难以获得法律认可呢？主要原因是其存在原始性、真实性、完整性、安全性问题。 1、原始性问题。电子文件、电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 2、真实性问题。电子文件、电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。 4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。